Privacyverklaring van de afdeling Scheepvaartbegeleiding

Laatste versie: 18 mei 2018

Deze privacyverklaring is van toepassing op de website www.scheepvaartbegeleiding.be (hierna de ‘website’).

De website wordt beheerd door het Vlaamse Gewest, afdeling Scheepvaartbegeleiding, met afdelingszetel te 8400 Oostende, Maritiem Plein 3.

Afdeling Scheepvaartbegeleiding is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring gebruiken we het persoonlijk voornaamwoord “we” of “wij” om te verwijzen naar afdeling Scheepvaartbegeleiding.

In deze privacyverklaring willen we op een heldere en transparante manier informatie geven over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom heel zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Afdeling Scheepvaartbegeleiding houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving. We verwerken de gegevens altijd in overeenstemming met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en met de bepalingen van de federale en Vlaamse regelgeving over de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • de verwerking van de persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

1. Wanneer verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens?

Als u ons contacteert via het invulformulier op de website.

2. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken we?

2.1. Persoonsgegevens die u ons rechtstreeks bezorgt via het invulformulier

Voor de doelstellingen onder punt 3 kunnen wij de volgende persoonsgegevens opvragen en verwerken:

  • persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, e-mail;

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

2.2. Cookies

Deze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine bestandjes die uw computer of mobiele apparaat opslaat wanneer u onze website bezoekt. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat u bij een volgend bezoek aan onze website als gebruiker wordt herkend waardoor surfen op onze website nog makkelijker voor u wordt.

We identificeren met deze cookies geen personen maar computers.

Voor verdere informatie verwijzen we hiervoor naar ons cookiebeleid.

3. Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

3.1. Persoonsgegevens die u ons rechtstreeks bezorgt via het invulformulier

Wij verwerken uw persoonsgegevens die u ons rechtstreeks bezorgt via het invulformulier voor de volgende doeleinden en rechtsgronden: “afhankelijk van de inhoud van uw vraag of reactie via het invulformulier”,

  • om te kunnen deelnemen aan onze activiteiten (taak van algemeen belang, wettelijke verplichting, vitaal belang, uitvoering van een overeenkomst),
  • klachtenmanagement (wettelijke verplichting)
  • sollicitaties (toestemming betrokkene)

Afdeling Scheepvaartbegeleiding stelt als beginsel voorop om geen gebruik te maken van geautomatiseerde besluitvorming voor de doeleinden zoals hierboven omschreven.

Geautomatiseerde besluitvorming wordt gedefinieerd als beslissingen over individuen die uitsluitend worden gebaseerd op basis van geautomatiseerde gegevensverwerking en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die de betrokken individuen in aanmerkelijke mate treffen.

3.2. Cookies

We maken hierbij een onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies:

  • Functionele cookies zijn noodzakelijk om de website goed te laten werken. Ze zorgen er bijvoorbeeld voor dat u bij een volgend bezoek aan onze website als gebruiker wordt herkend;
  • Niet-functionele cookies zijn niet nodig om de website goed te laten werken. Zo plaatsen we bijvoorbeeld analytische cookies. Hierdoor weten we welke website onderdelen populair zijn en op welke plekken we onze website kunnen verbeteren.

Voor verdere informatie verwijzen we hiervoor naar ons cookiebeleid.

4. Met wie delen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden hoofdzakelijk intern verwerkt door onze medewerkers.

Om onze dienstverlening te onderhouden en te verbeteren doen we soms een beroep op derde partijen, zoals ontwikkelaars en IT- dienstverleners. Uw persoonsgegevens kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, ticketsoftware …);

Met deze derde partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst of voorzien we de bestekken van de nodige bepalingen om te zorgen dat zij uw persoonsgegevens enkel conform onze instructies verwerken en daarbij eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hanteren als wij. Wij blijven verantwoordelijk voor deze verwerkingen door derden.

Op vraag van de overheid of om andere wettelijke verplichtingen na te leven, kunnen sommige persoonsgegevens worden doorgezonden aan bevoegde autoriteiten bijvoorbeeld in het kader van dreigende of hangende juridische procedures of in het kader van gerechtelijke opsporingen en informatievragen.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen (verwerkers)overeenkomst hebben afgesloten, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij onze medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk en expliciet de toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

5. Hoelang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doeleinden te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld dan wel op grond van de wet is vereist.

Volgens de algemene regel mogen we uw persoonsgegevens alleen bewaren tijdens de periode waarin deze noodzakelijk zijn om bepaalde diensten te verlenen en om de doeleinden te realiseren waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. We bewaren uw gegevens dus zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Daarna bewaren we uw gegevens nog gedurende de termijn waarin we ons moeten kunnen verantwoorden voor de verleende diensten. Als algemene regel geldt dat we uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan vijf (5) jaar.

Een overzicht van de door de Vlaamse overheid gehanteerde bewaartermijnen kunt u hier https://overheid.vlaanderen.be/aan-de-slag/geadviseerde-bewaartermijnen terugvinden.

Na verloop van die verjaringstermijn worden de gegevens verwijderd, tenzij ze van historisch, cultureel of algemeen belang zijn.

Bij de bewaring wordt een onderscheid gemaakt tussen de periode waarin uw dossier actief is en de periode waarin het passief wordt. Uw dossier is actief zolang u van de verleende dienst gebruikmaakt. Alle medewerkers die uw gegevens nodig hebben om hun taak te kunnen uitoefenen, hebben dan toegang tot uw gegevens. Nadien wordt uw dossier passief en heeft enkel een beperkt aantal medewerkers van de bevoegde dienst toegang tot uw gegevens.

Tenzij anders wettelijk bepaald, verwijderen we uw gegevens, meegedeeld via het invulformulier of bijgehouden via cookies, zonder onnodige vertraging wanneer u ons hierom verzoekt.

6. Het intrekken van uw toestemming en andere rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

U heeft te allen tijde het recht om de door u verleende toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens al dan niet gedeeltelijk in te trekken.

Bovendien heeft u recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben.

Tevens kan u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan u (of in uw directe opdracht aan een andere partij).

Hiervoor kunt u contact opnemen met scheepvaartbegeleiding@vlaanderen.be.

We kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken, zodat uw gegevens niet worden meegedeeld aan iemand die er geen recht op heeft.

Afdeling Scheepvaartbegeleiding zal er alles aan doen om samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit niet lukken dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (voorheen bekend onder de naam ‘Privacycommissie’).

U vindt de contactgegevens hier https://www.privacycommission.be/nl/contact.

7. De beveiliging van uw persoonsgegevens

Afdeling Scheepvaartbegeleiding doet er alles aan om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, en andere ongewenste handelingen met uw persoonsgegevens tegen te gaan.

We implementeren de passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

  • alle personen die namens afdeling Scheepvaartbegeleiding van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;
  • we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • we maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze functionaris voor gegevensbescherming waakt erover dat deze maatregelen regelmatig worden opgevolgd en aangepast waar nodig.

8. Foto’s (portretrecht)

Tijdens publieke evenementen worden soms overzichtsfoto’s gemaakt in het kader van onze dienstverlening.

Personen kunnen hierbij herkenbaar zijn weergegeven. Wanneer een foto echter duidelijk op één of enkele personen focust, kan u zich wel beroepen op het recht op privacy of het recht op afbeelding. Het recht op afbeelding (of portretrecht) is het recht van een geportretteerde persoon om zich in bepaalde gevallen te verzetten tegen publicatie van zijn of haar portret. U kan zich verzetten tegen het gebruik van uw foto. Hiervoor neemt u best contact op via scheepvaartbegeleiding@vlaanderen.be.

Deze foto’s kunnen gepubliceerd worden op bijvoorbeeld deze website van de afdeling Scheepvaartbegeleiding, websites van andere diensten die aan het evenement deelnemen, banners, leaflets, vacatures, digitale brochures.

De aanwezige personen op publieke evenementen worden tijdig geïnformeerd over het feit dat er foto’s van hen kunnen worden gemaakt en voor welke doeleinden en publicaties deze afbeeldingen worden gebruikt. Bovendien worden de contactgegevens meegedeeld om verzet aan te tekenen tegen de publicatie van de foto’s.

Indien nodig, zullen aan de aanwezigen de vereiste toestemmingen worden gevraagd voor het nemen en publiceren van de foto’s voor de welomschreven doeleinden.

9. Wijzigingen in de privacyverklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Alle updates en wijzigingen worden onmiddellijk na de publicatie ervan van kracht. We moedigen u daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van veranderingen die een invloed kunnen hebben op u. Belangrijke wijzigingen zullen uiteraard aan u worden meegedeeld door kennisgeving via courante communicatiekanalen. 

Wanneer we van plan zijn de persoonsgegevens verder te verwerken voor een ander doel dan dat waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen, verstrekken we – vóór die verdere verwerking – informatie over dat andere doel en alle relevante verdere informatie via dergelijke communicatiekanalen.

10. Contactgegevens van de afdeling Scheepvaartbegeleiding en van de functionaris voor gegevensbescherming

10.1. Contactgegevens van de afdeling Scheepvaartbegeleiding die optreedt als de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens 

Indien u uw rechten zoals vermeld in de privacyverklaring wenst uit te oefenen en contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via volgende gegevens:

Afdeling Scheepvaartbegeleiding

Maritiem Plein 3
8400 Oostende

scheepvaartbegeleiding@vlaanderen.be

10.2. Contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming 

Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt of een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via volgende gegevens:

Functionaris voor gegevensbescherming MDK
Koning Albert II-laan 20, bus 5

1000 Brussel

DPO.MDK@mow.vlaanderen.be

U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit

De laatste wijziging gebeurde op 30/05/2018.

Contacteer ons

CONTACTEER ONS

T 059 255 440

Heb je nog een vraag?
Neem dan snel contact met ons op.


Scheepvaartbegeleiding respecteert de privacy van uw gegevens.
Waarom cookies? Ze worden gebruikt om de website en uw browserervaring te verbeteren. Klik op "Ik heb het begrepen" om cookies te accepteren en direct door te gaan naar de website of klik op meer informatie

Ik heb het begrepen